Ne plus subir
les renouvellements
de licences et contrats
Licences de sécurité, abonnements de messagerie, contrats de maintenance : tout se renouvelle, et souvent à la même période. Les alertes de renouvellement vous préviennent quinze jours avant chaque reconduction, pour réviser le tarif, refacturer ce qui doit l’être ou rencontrer le client avant qu’il ne parte.
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Les alertes sont envoyées chaque matin, pour les contrats qui arrivent à échéance dans les quinze jours.
Ce qui est suivi
Échéances des contrats
✓
Licences revendues
✓
Alerte chaque matin, à J-15
✓
Révision de tarif
✓
Rendez-vous de renouvellement
✓
Pourquoi
Un renouvellement préparé est un client gardé
Une reconduction tacite sans contact, c’est un client qui peut résilier sans prévenir, ou un tarif qui n’a pas bougé depuis trois ans.
Des tarifs révisés
L’alerte vous laisse le temps d’appliquer la révision prévue au contrat.
Des clients fidélisés
Un rendez-vous de renouvellement montre que vous suivez leur informatique, pas seulement leur facture.
Des licences refacturées
Les licences payées au fournisseur sont bien répercutées au client.
Méthode
Préparer un renouvellement en 15 jours
- J-15 : l’alerte arrive. Ouvrez le contrat, le parc et les temps passés de l’année.
- Analysez : le contrat est-il rentable ? Les quantités sont-elles justes ? Le client a-t-il de nouveaux besoins ?
- Préparez une proposition : révision de tarif, ajustement des quantités, services complémentaires.
- Contactez le client : un appel ou un rendez-vous, plutôt qu’un simple e-mail.
- Formalisez par un avenant validé en ligne.
Les éléments d’analyse viennent de la rentabilité par client et du parc matériel.
Licences
Les licences, un poste à surveiller
Pour un infogéreur, les licences revendues représentent souvent un volume important et une marge faible. Une erreur de suivi peut l’effacer complètement :
- une licence renouvelée chez le fournisseur mais pas refacturée ;
- une licence supprimée chez le client mais toujours payée au fournisseur ;
- un changement de prix du fournisseur non répercuté.
Inscrire les licences comme lignes de contrat, avec leur échéance, permet de les suivre comme le reste. La facturation des contrats et les avenants au prorata font le reste.
Les échéances à suivre en plus
- Les fins de garantie du matériel.
- Les certificats et noms de domaine des clients, si vous les gérez.
- Les fins de support des systèmes d’exploitation et logiciels.
Ces échéances ne sont pas des contrats, mais elles sont autant d’occasions de conseil et de vente : notez-les dans le parc du client.
Reconduction tacite : les règles
Pour les contrats avec des professionnels, la reconduction tacite suit les clauses du contrat. Prévoyez clairement le préavis de résiliation et la règle de révision de prix, et rappelez-les au client lors du rendez-vous de renouvellement.
Aller plus loin
À lire aussi
Questions fréquentes
FAQ
Renouvellements
Les réponses aux questions que nous posent le plus souvent les dirigeants de PME.
Quand les alertes de renouvellement sont-elles envoyées ?
Chaque matin, pour les contrats dont la reconduction tombe dans les quinze jours.
Peut-on suivre les licences revendues ?
Oui, en les inscrivant comme lignes de contrat avec leur échéance et leur quantité.
La révision de tarif est-elle automatique ?
L’alerte vous invite à l’appliquer ; la modification se fait par avenant, validé par le client.
Peut-on suivre les fins de garantie du matériel ?
Oui, dans le parc matériel du client, avec les dates d’achat et de garantie.
Et si votre gestion
se faisait (presque)
toute seule ?
Diagnostic offert : en une heure, nous repérons avec vous les tâches de gestion à automatiser en priorité et le temps que vous allez récupérer. Sans engagement.