Des avenants
de contrat facturés
au prorata
Un client ajoute dix postes à son contrat de maintenance le 12 du mois ? Avec l’avenant au prorata, la modification est envoyée au client pour validation en ligne, la facture complémentaire est calculée au jour près et le contrat est mis à jour pour les prochaines échéances. Plus de calcul sur un coin de table.
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L’avenant peut aussi prendre effet à une date future : il s’appliquera automatiquement le jour venu.
Ce qui est automatisé
Avenant créé depuis le contrat
✓
Validation en ligne par le client
✓
Facture complémentaire au prorata
✓
Application différée possible
✓
Contrat mis à jour
✓
Pourquoi automatiser
Les avenants, source d’oublis et de litiges
Un avenant mal suivi, c’est un service rendu non facturé, ou une facture contestée faute d’accord écrit.
Un accord écrit
Le client valide l’avenant en ligne : personne ne peut contester ensuite le nouveau périmètre ou le nouveau prix.
Une facturation juste
La différence est calculée au prorata des jours restants : ni trop, ni trop peu.
Rien à surveiller
Un avenant qui prend effet le mois prochain s’applique automatiquement à la date prévue.
Comment ça marche
Un avenant en trois étapes
1. Vous créez l’avenant
Depuis le contrat, vous modifiez les lignes (ajout, retrait, prix) et choisissez la date d’effet.
2. Le client valide
Il reçoit un lien, consulte la modification et la valide en ligne.
3. Tout se met à jour
La facture complémentaire au prorata est générée, et le contrat est modifié pour les échéances suivantes.
Le calcul
Comment se calcule un prorata
Le principe : on facture la différence de prix pour la partie de la période restant à courir.
Exemple : un contrat mensuel de maintenance à 500 € HT, facturé d’avance le 1er du mois. Le 12 d’un mois de 30 jours, le client ajoute une option à 150 € HT par mois.
- Jours restants : 30 − 11 = 19 jours.
- Prorata : 150 × 19 / 30 = 95 € HT, facturés immédiatement.
- À partir du mois suivant, le contrat est facturé 650 € HT.
En cas de baisse (retrait d’une option), le même calcul conduit à un avoir ou à une déduction sur la prochaine facture, selon vos conditions.
Cas d’usage
Quand utiliser un avenant ?
- Ajout ou retrait d’utilisateurs, de postes, de licences.
- Montée ou descente de gamme d’un service.
- Révision de prix annuelle, si votre contrat la prévoit.
- Ajout d’une prestation ponctuelle rattachée au contrat.
- Changement de date de facturation ou de périodicité.
Ces avenants s’intègrent à la facturation récurrente et à la signature électronique : tout le cycle de vie du contrat est tracé, du devis initial aux modifications successives.
Pour les sociétés de services informatiques
C’est un cas quotidien : un client recrute, un autre réduit son parc. L’avenant au prorata évite de laisser filer les ajouts non facturés, première source de perte de marge sur les contrats d’infogérance. Voir aussi automatiser la gestion d’une société informatique.
Les bonnes pratiques
- Prévoir dans le contrat initial la façon dont les ajouts en cours de période sont facturés.
- Formaliser chaque modification par un avenant validé, même pour un petit montant.
- Garder l’historique des avenants avec le contrat, pour pouvoir répondre à toute question du client.
- Profiter de l’alerte de reconduction pour proposer une révision globale plutôt qu’une accumulation de petits avenants.
Aller plus loin
À lire aussi
Questions fréquentes
FAQ
Avenants au prorata
Les réponses aux questions que nous posent le plus souvent les dirigeants de PME.
Faut-il faire signer un avenant pour une petite modification ?
C’est recommandé : un accord écrit évite toute contestation. Avec une validation en ligne, la démarche ne prend que quelques secondes au client.
Comment est calculé le prorata ?
Au nombre de jours restant à courir sur la période facturée, rapporté à la durée de la période.
Un avenant peut-il prendre effet plus tard ?
Oui, la date d’effet est libre : l’avenant s’applique automatiquement le jour prévu.
Que se passe-t-il en cas de baisse de prix ?
La différence en faveur du client donne lieu à un avoir ou à une déduction sur la facture suivante, selon vos conditions contractuelles.
L’avenant modifie-t-il les factures suivantes ?
Oui : une fois validé et entré en vigueur, le contrat est mis à jour et les échéances suivantes sont facturées au nouveau montant.
Et si votre gestion
se faisait (presque)
toute seule ?
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