La facturation
récurrente,
sans oubli
Contrats de maintenance, abonnements, forfaits mensuels, locations : la facturation récurrente est simple en apparence, mais une facture oubliée ou un tarif non révisé coûtent cher sur l’année. Avec l’automatisation, chaque contrat arrivé à échéance est facturé, regroupé si besoin, et les reconductions sont annoncées à l’avance.
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L’assistant IA peut lister les contrats à facturer du mois et préparer les factures en brouillon : il ne reste qu’à valider.
Ce qui est automatisé
Factures générées à échéance
✓
Facturation groupée par client
✓
Alertes de reconduction à J-15
✓
Avenants facturés au prorata
✓
Prélèvement SEPA possible
✓
Pourquoi automatiser
Le chiffre d’affaires récurrent mérite mieux qu’un tableur
Dans beaucoup de PME, la facturation des contrats repose sur une liste tenue à la main. Un oubli, et c’est un mois de chiffre d’affaires perdu, rarement rattrapé.
Aucune facture oubliée
Chaque contrat a ses dates et sa périodicité : les factures se génèrent à chaque échéance.
Quelques minutes par mois
La facturation mensuelle se résume à contrôler et valider une liste de factures déjà prêtes.
Reconductions anticipées
Une alerte quinze jours avant le renouvellement vous laisse le temps de réviser le tarif ou de rappeler le client.
Fonctionnalités
Tout le cycle des contrats, automatisé
Génération des factures
Mensuelles, trimestrielles ou annuelles : les factures des contrats arrivés à échéance sont générées en lot, groupées par client si vous le souhaitez.
Alertes de reconduction
Chaque jour, les contrats qui arrivent à renouvellement dans les quinze jours vous sont signalés.
Avenants
Changement de périmètre ou de prix en cours de contrat : l’avenant est validé par le client en ligne et la différence facturée au prorata.
Encaissement
Combinée au prélèvement SEPA, la facture récurrente est encaissée à date et le règlement enregistré automatiquement.
Assistant IA
« Quels contrats dois-je facturer ce mois-ci ? » « Génère les factures. » L’assistant prépare tout en brouillon.
En résumé
Votre récurrent, sécurisé.
J-15
alerte avant chaque reconduction
En lot
génération des factures du mois
Prorata
calcul automatique des avenants
Pour qui
Les activités qui vivent du récurrent
- Sociétés de services informatiques : contrats d’infogérance, de maintenance, licences revendues (voir automatiser la gestion d’une société informatique).
- Agences : forfaits mensuels de référencement, de gestion des réseaux sociaux, d’hébergement.
- Cabinets de conseil et d’expertise : lettres de mission avec honoraires mensuels.
- Entreprises de maintenance : contrats d’entretien d’équipements.
- Loueurs de matériel ou de locaux.
Bien paramétrer ses contrats
- Une fiche par contrat, avec le client, les produits, la périodicité et les dates.
- Le mode de règlement : virement ou prélèvement.
- La règle de reconduction : tacite ou expresse, avec ou sans révision de prix.
- Le regroupement : une facture par contrat ou une facture par client.
Les pièges
Ce qui fait perdre du chiffre d’affaires récurrent
- Les factures oubliées : un contrat signé en cours de mois, une période sautée pendant les congés.
- Les hausses non appliquées : une révision de prix prévue au contrat mais jamais facturée.
- Les ajouts non facturés : un utilisateur, un poste ou une option ajoutés sans avenant.
- Les reconductions subies : un client qui résilie faute d’avoir été contacté avant l’échéance.
- Les retards d’encaissement : des factures récurrentes payées par virement, au bon vouloir du client.
Chacun de ces points se traite par une règle : génération à date, alerte de reconduction, avenant au prorata, prélèvement. Une fois en place, le récurrent redevient ce qu’il doit être : un revenu prévisible.
Aller plus loin
À lire aussi
Questions fréquentes
FAQ
Facturation récurrente
Les réponses aux questions que nous posent le plus souvent les dirigeants de PME.
Les factures récurrentes partent-elles sans validation ?
Elles sont générées automatiquement à chaque échéance et vous les validez en lot. Vous gardez ainsi un contrôle avant l’envoi.
Peut-on regrouper plusieurs contrats sur une même facture ?
Oui, la facturation peut être groupée par client pour ne lui envoyer qu’une facture par période.
Comment sont gérées les reconductions ?
Chaque jour, les contrats qui arrivent à renouvellement dans les quinze jours vous sont signalés, pour réviser le tarif ou contacter le client.
Que se passe-t-il si le contrat change en cours de mois ?
Un avenant est créé, validé par le client en ligne, et la différence est facturée au prorata. Il peut aussi prendre effet à une date ultérieure.
Et si votre gestion
se faisait (presque)
toute seule ?
Diagnostic offert : en une heure, nous repérons avec vous les tâches de gestion à automatiser en priorité et le temps que vous allez récupérer. Sans engagement.