Le lettrage
automatique
de vos comptes
Le lettrage automatique rapproche chaque règlement de la facture qu’il solde, sur les comptes clients comme fournisseurs. Paiement en plusieurs fois, règlement de plusieurs factures d’un coup, avoir ou acompte à déduire : le rapprochement se fait sans pointage manuel, et vos soldes reflètent enfin la réalité.
… en voir plus
Un compte bien lettré, c’est aussi une relance juste : on ne relance jamais un client qui a déjà payé.
Ce qui est lettré
Factures et règlements
✓
Paiements multiples ou partiels
✓
Acomptes imputés
✓
Avoirs déduits
✓
Clients et fournisseurs
✓
Pourquoi c’est important
Un compte non lettré ment
Sans lettrage, impossible de savoir d’un coup d’œil ce qu’un client doit vraiment. Le solde mélange factures payées, réglées à moitié et oubliées.
Des relances justes
Seules les factures réellement impayées sont relancées. Fini l’e-mail gênant envoyé à un client qui a payé la veille.
Un encours fiable
Le montant dû par chaque client est exact : vous pilotez votre trésorerie sur des chiffres justes.
Une clôture plus rapide
Des comptes lettrés au fil de l’eau, c’est un travail de moins pour votre expert-comptable en fin d’exercice.
Comment ça marche
Le lettrage en trois temps
1. Le règlement arrive
Vous enregistrez un règlement, ou il est créé automatiquement après un prélèvement SEPA payé.
2. Il est réparti
Le règlement est affecté à une ou plusieurs factures, en tenant compte des avoirs et des acomptes.
3. Le compte est lettré
Factures et règlements soldés reçoivent la même lettre. Ce qui reste non lettré est vraiment à encaisser.
Les cas difficiles
Les situations que le lettrage automatique sait traiter
- Un client règle trois factures en un seul virement : le règlement est réparti sur les trois factures.
- Un client paie en deux fois : la facture reste partiellement ouverte jusqu’au second paiement.
- Un acompte a été versé : il est imputé sur la facture finale, et une alerte signale les acomptes qui n’ont pas encore été imputés.
- Un avoir a été émis : il vient en déduction de la facture concernée ou du solde du client.
- Côté fournisseurs : le même mécanisme s’applique à vos factures d’achat et à vos paiements.
Pour comprendre la notion en détail, lisez notre guide lettrage comptable : définition et méthode.
Lien avec le reste
Lettrage, relances et trésorerie
Le lettrage est la base de tout le cycle d’encaissement. Sans lui, les relances automatiques se tromperaient de cible et le tableau de bord du dirigeant afficherait un encours faux.
C’est aussi un point de contrôle avant la clôture : un compte d’attente non soldé ou une facture ancienne non lettrée sont des signaux d’anomalie, que les contrôles de clôture vous remontent.
Et le rapprochement bancaire ?
Le lettrage rapproche des factures et des règlements ; le rapprochement bancaire vérifie que les règlements enregistrés correspondent à votre relevé. Les deux se complètent : le second se fait par pointage, sur un écran où les écritures sont déjà présentes.
Exemple
Un exemple concret de lettrage
Prenons une entreprise de maintenance qui facture son client Garage Lopez chaque mois :
- Facture de janvier : 1 200 € TTC.
- Facture de février : 1 200 € TTC.
- Avoir de février (une intervention annulée) : 240 € TTC.
- Virement du client le 15 mars : 2 160 €.
Sans lettrage, le compte du client affiche un solde nul, mais rien ne dit quelles factures sont réglées. Avec le lettrage automatique, le virement de 2 160 € est affecté aux deux factures, déduction faite de l’avoir : les quatre lignes reçoivent la même lettre. En mars, la nouvelle facture reste seule non lettrée : c’est elle, et elle seule, qui sera relancée si elle n’est pas payée à l’échéance.
Ce que vous gagnez au quotidien
- Un relevé de compte client exact, à envoyer en un clic quand un client conteste.
- Une balance âgée fiable : vous savez quelles factures ont plus de 30, 60 ou 90 jours.
- Une relation plus sereine avec vos clients et votre expert-comptable.
Aller plus loin
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Questions fréquentes
FAQ
Lettrage automatique
Les réponses aux questions que nous posent le plus souvent les dirigeants de PME.
Qu’est-ce que le lettrage en comptabilité ?
C’est l’opération qui associe une facture et le règlement qui la solde, en leur attribuant une même lettre. Les écritures non lettrées sont celles qui restent à encaisser ou à payer.
Le lettrage automatique gère-t-il les paiements partiels ?
Oui. Un paiement partiel laisse la facture ouverte pour le reste dû, jusqu’au règlement complet.
Peut-on corriger un lettrage ?
Oui, un lettrage peut être défait et refait à la main si un règlement a été mal affecté.
Le lettrage concerne-t-il aussi les fournisseurs ?
Oui. Les comptes fournisseurs sont lettrés de la même façon, ce qui permet de savoir précisément ce qui reste à payer.
Et si votre gestion
se faisait (presque)
toute seule ?
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