Le lettrage
comptable,
simplement
Le lettrage comptable consiste à associer, sur un compte de tiers (client ou fournisseur), une facture et le règlement qui la solde, en leur attribuant une même lettre ou un même code. Les écritures restées sans lettre sont celles qui ne sont pas encore payées : c’est la base de tout suivi des encaissements et des relances.
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Le lettrage concerne principalement les comptes clients (411) et fournisseurs (401), mais aussi certains comptes d’attente ou de virements internes.
L’essentiel
Facture + règlement = même lettre
✓
Non lettré = reste dû
✓
Comptes clients et fournisseurs
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Base des relances
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Automatisable
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Principe
À quoi sert le lettrage ?
Sur le compte d’un client, on enregistre au débit ses factures et au crédit ses règlements. Le solde dit combien il doit au total, mais pas quoi. Le lettrage répond à cette question : il relie chaque règlement aux factures qu’il paie.
Il permet de :
- savoir précisément quelles factures restent impayées, et depuis quand ;
- relancer les bons clients, pour les bonnes factures ;
- établir une balance âgée (créances à moins de 30 jours, de 30 à 60 jours, etc.) ;
- repérer les anomalies : règlement sans facture, facture payée deux fois, avoir non imputé ;
- préparer la clôture : un compte bien lettré est un compte justifié.
Exemple
Un exemple de lettrage
Compte du client Durand :
- 05/03 – Facture F-101 : 1 200 € au débit.
- 12/03 – Facture F-108 : 600 € au débit.
- 20/03 – Avoir A-12 sur F-108 : 100 € au crédit.
- 05/04 – Virement : 1 200 € au crédit.
Le virement du 5 avril correspond à la facture F-101 : on lettre F-101 et le virement avec la lettre A. La facture F-108 et son avoir restent non lettrés : il reste 500 € à encaisser sur F-108. Quand le client paiera ces 500 €, on lettrera F-108, l’avoir A-12 et ce règlement avec la lettre B.
Les cas particuliers
- Lettrage partiel : un règlement qui ne couvre qu’une partie d’une facture.
- Règlement groupé : un virement qui paie plusieurs factures.
- Écart de règlement : quelques centimes de différence, à passer en écart de règlement selon vos règles.
- Acomptes : à imputer sur la facture finale.
Méthode
Comment lettrer efficacement
- Lettrer au fil de l’eau, à chaque règlement, plutôt qu’en fin d’année.
- Exiger une référence de facture sur les virements reçus, pour les identifier facilement.
- Traiter immédiatement les règlements non identifiés, en contactant le client.
- Contrôler chaque mois les comptes clients créditeurs : ils signalent souvent un règlement mal affecté.
- Automatiser : une gestion qui enregistre les règlements depuis les factures sait les lettrer seule, y compris en cas de paiements multiples, d’avoirs et d’acomptes. Voir le lettrage automatique.
Le lettrage se complète du rapprochement bancaire, qui vérifie que les règlements enregistrés correspondent bien au relevé de la banque.
Aller plus loin
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Questions fréquentes
FAQ
Lettrage comptable
Les réponses aux questions que nous posent le plus souvent les dirigeants de PME.
Quelle est la différence entre lettrage et pointage ?
Le lettrage associe factures et règlements sur un compte de tiers. Le pointage, dans le rapprochement bancaire, vérifie que les écritures de banque correspondent au relevé.
Le lettrage est-il obligatoire ?
Ce n’est pas une obligation légale en tant que telle, mais il est indispensable pour justifier les soldes des comptes clients et fournisseurs à la clôture.
Que faire d’un règlement non identifié ?
L’enregistrer sur un compte d’attente, contacter le client pour savoir à quelles factures il correspond, puis le lettrer.
Peut-on automatiser le lettrage ?
Oui, lorsque les règlements sont enregistrés depuis les factures, le lettrage peut être réalisé automatiquement, y compris pour les cas de paiements multiples ou partiels.
Et si votre gestion
se faisait (presque)
toute seule ?
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