Vos contrats
de maintenance
facturés chaque mois
La facturation des contrats de maintenance et d’infogérance est le socle du chiffre d’affaires d’une société informatique. Par poste, par utilisateur, par serveur ou au forfait : chaque contrat est facturé automatiquement à son échéance, les ajouts passent par un avenant au prorata et les reconductions sont signalées quinze jours avant.
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Avec le prélèvement SEPA, le contrat est même encaissé et lettré sans intervention.
Ce qui est automatisé
Factures générées à échéance
✓
Lignes par poste, utilisateur, licence
✓
Avenants au prorata
✓
Alertes de reconduction J-15
✓
Prélèvement SEPA
✓
Pourquoi
Un contrat mal facturé est une marge perdue
Les contrats d’infogérance évoluent sans cesse : un utilisateur arrive, un poste est remplacé, une licence s’ajoute. Chaque changement non répercuté grignote la marge.
Aucun mois oublié
Chaque contrat génère sa facture à son échéance, groupée par client si besoin.
Les ajouts facturés
Un poste ou un utilisateur ajouté en cours de mois passe par un avenant facturé au prorata.
Les renouvellements anticipés
Quinze jours avant la reconduction, une alerte vous invite à réviser le tarif ou à rencontrer le client.
Structurer
Structurer ses contrats pour les facturer simplement
- Une ligne par unité : postes de travail, utilisateurs, serveurs, licences, sauvegardes. Le prix unitaire et la quantité font le montant.
- Une périodicité claire : mensuelle, trimestrielle ou annuelle, facturée d’avance ou à terme échu.
- Une règle pour les ajouts : facturés au prorata dès l’ajout, ou à la prochaine échéance.
- Une clause de révision annuelle, rappelée par l’alerte de reconduction.
- Un mode de règlement par défaut : le prélèvement pour les contrats récurrents.
Pour le mécanisme général, voir facturation récurrente et avenants au prorata.
Revente
Le cas des licences revendues
Licences de messagerie, de sécurité, de sauvegarde : la revente de licences est fréquente chez les infogéreurs, avec deux pièges :
- le décalage entre le nombre de licences payées au fournisseur et le nombre facturé au client ;
- les renouvellements annuels payés au fournisseur mais oubliés à la refacturation.
Inscrire les licences comme lignes du contrat, et suivre leurs échéances, règle les deux. Voir alertes de renouvellement des licences et contrats.
Le cycle complet
Contrat signé en ligne, factures générées chaque mois, prélevées à échéance, règlements enregistrés et lettrés, écritures comptables passées : le chiffre d’affaires récurrent de l’entreprise tourne sans intervention, et vous ne traitez plus que les exceptions.
Les bons réflexes au renouvellement
- Comparer le temps passé sur l’année au montant du contrat.
- Vérifier que le nombre de postes et d’utilisateurs facturés correspond à la réalité.
- Proposer les services qui manquent (sauvegarde, sécurité) plutôt qu’une simple reconduction.
Aller plus loin
À lire aussi
Questions fréquentes
FAQ
Contrats de maintenance
Les réponses aux questions que nous posent le plus souvent les dirigeants de PME.
Peut-on facturer un contrat par poste ou par utilisateur ?
Oui, chaque contrat se compose de lignes (postes, utilisateurs, licences) avec quantité et prix unitaire.
Comment facturer un poste ajouté en cours de mois ?
Par un avenant, validé en ligne par le client, qui facture la différence au prorata des jours restants.
Les reconductions sont-elles automatiques ?
La reconduction suit les règles de votre contrat ; une alerte vous prévient quinze jours avant chaque échéance.
Peut-on regrouper tous les contrats d’un client sur une facture ?
Oui, la facturation peut être groupée par client.
Et si votre gestion
se faisait (presque)
toute seule ?
Diagnostic offert : en une heure, nous repérons avec vous les tâches de gestion à automatiser en priorité et le temps que vous allez récupérer. Sans engagement.