Les notes
de frais dans les règles
de l’Urssaf
Les remboursements de frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales, à condition de respecter les règles de l’Urssaf : des dépenses réellement professionnelles, justifiées, et remboursées soit au réel, soit par des allocations forfaitaires dans les limites prévues. Voici l’essentiel à connaître.
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Les montants des allocations forfaitaires sont fixés et réévalués chaque année : consultez urssaf.fr pour les valeurs en vigueur.
L’essentiel
Frais réels sur justificatifs
✓
Ou allocations forfaitaires
✓
Dépense professionnelle prouvée
✓
Exonération de cotisations
✓
TVA récupérable sous conditions
✓
Principe
Deux façons de rembourser
Les frais réels
L’entreprise rembourse le montant exact dépensé, sur présentation des justificatifs (factures, tickets). C’est la méthode la plus courante pour les repas d’affaires, les hôtels, les billets de train.
Les allocations forfaitaires
L’entreprise verse un montant forfaitaire (par repas, par nuitée, par kilomètre…). Dans la limite des barèmes fixés par l’Urssaf, ces allocations sont présumées utilisées conformément à leur objet et sont exonérées. Au-delà, l’excédent doit être justifié, sinon il est soumis à cotisations.
Pour les trajets en véhicule personnel, les indemnités kilométriques suivent le barème kilométrique.
Les catégories
Les principales catégories de frais
- Repas : au restaurant lors d’un déplacement, sur le lieu de travail en cas de conditions particulières, ou repas d’affaires avec des clients (en précisant les invités et l’objet).
- Déplacements : transports en commun, train, avion, taxi, location de véhicule, péages, stationnement.
- Hébergement : nuits d’hôtel lors de déplacements professionnels.
- Grand déplacement : lorsque le salarié ne peut rentrer chez lui chaque jour, des allocations spécifiques s’appliquent.
- Télétravail : une allocation forfaitaire peut couvrir les frais engagés par le salarié.
- Petits matériels et fournitures achetés pour l’entreprise.
Justificatifs
Des justificatifs solides
Chaque dépense remboursée au réel doit être justifiée : facture ou ticket, date, montant, nature, et motif professionnel. Pour un repas d’affaires, notez le nom des invités et l’objet du rendez-vous. Un relevé de carte bancaire seul n’est pas un justificatif suffisant.
Et la TVA ?
La TVA des dépenses professionnelles peut être récupérée par l’entreprise lorsque la dépense y ouvre droit et que le justificatif la mentionne. Certaines dépenses sont exclues ou limitées (par exemple l’hébergement des salariés dans certains cas, ou une partie de la TVA sur les carburants selon le véhicule). Votre expert-comptable vous indiquera les règles applicables.
Les bonnes pratiques
- Une politique de frais écrite, connue de tous : plafonds, catégories, délais de remise.
- Une saisie au fil de l’eau, avec photo du justificatif.
- Une validation par le responsable avant remboursement.
- Un remboursement rapide : c’est un vrai sujet pour les collaborateurs.
Ces étapes s’automatisent : voir les notes de frais en photo et les frais kilométriques automatiques.
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Questions fréquentes
FAQ
Notes de frais
Les réponses aux questions que nous posent le plus souvent les dirigeants de PME.
Les remboursements de frais sont-ils soumis aux cotisations ?
Non, s’ils correspondent à des dépenses professionnelles justifiées, ou à des allocations forfaitaires dans les limites des barèmes Urssaf.
Un relevé bancaire suffit-il comme justificatif ?
Non, il faut la facture ou le ticket détaillant la dépense, avec la TVA le cas échéant.
Peut-on rembourser les repas pris au bureau ?
Dans certaines conditions seulement (contraintes d’horaires ou d’organisation), selon les règles de l’Urssaf.
Où trouver les montants des allocations forfaitaires ?
Sur le site de l’Urssaf, qui publie les barèmes en vigueur chaque année.
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