Des frais
kilométriques
calculés tout seuls
Les frais kilométriques remboursent l’usage d’un véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Leur calcul dépend de la puissance du véhicule et de la distance parcourue sur l’année : de quoi faire des erreurs à chaque note. Automatisés, ils se calculent au barème à partir du trajet et du véhicule enregistré.
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Le barème kilométrique est publié par l’administration fiscale ; il est appliqué selon la puissance fiscale du véhicule et la tranche de kilométrage.
Ce qui est automatisé
Saisie du trajet et des kilomètres
✓
Véhicules enregistrés
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Calcul au barème
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Intégré à la note de frais
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Comptabilisé automatiquement
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Pourquoi
Un calcul simple en apparence
Le barème change selon la puissance fiscale et le total de kilomètres parcourus dans l’année. Calculé à la main, il est souvent approximatif.
Un calcul juste
La bonne puissance, le bon barème, la bonne tranche : l’indemnité est exacte.
Une saisie rapide
Le collaborateur indique le trajet et la distance ; le reste est calculé.
Justifiable
Chaque trajet est documenté (date, motif, distance), ce que demande l’Urssaf pour l’exonération.
Le principe
Comment se calculent les indemnités kilométriques
Le barème kilométrique fixe, pour chaque puissance fiscale de véhicule (en chevaux fiscaux), une formule qui dépend de la distance parcourue sur l’année : jusqu’à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, au-delà de 20 000 km. Des barèmes distincts existent pour les deux-roues, et les véhicules électriques bénéficient d’une majoration.
Le barème est réputé couvrir l’ensemble des frais du véhicule : carburant, entretien, assurance, dépréciation. Les frais de péage et de stationnement peuvent s’ajouter, sur justificatif.
Pour le détail et le barème en vigueur, consultez notre guide le barème kilométrique ou le site de l’administration fiscale.
Les justificatifs à conserver
- La carte grise du véhicule, pour la puissance fiscale.
- Pour chaque trajet : la date, le motif, le lieu de départ et d’arrivée, la distance.
- Les justificatifs de péage et de stationnement, le cas échéant.
Automatisation
Ce que nous automatisons
- Les véhicules des collaborateurs sont enregistrés une fois, avec leur puissance fiscale.
- Pour chaque déplacement, le collaborateur saisit le trajet, le motif et la distance, depuis son téléphone.
- L’indemnité est calculée au barème et ajoutée à sa note de frais.
- La note est validée, remboursée et comptabilisée comme les autres dépenses.
Les frais kilométriques s’intègrent ainsi au circuit des notes de frais en photo : une seule application pour toutes les dépenses des collaborateurs.
Indemnités kilométriques ou véhicule de société ?
Le choix dépend du nombre de kilomètres parcourus, du coût du véhicule et de la situation du collaborateur. Pour les petits rouleurs, les indemnités kilométriques sont souvent plus simples et plus avantageuses ; au-delà d’un certain kilométrage, un véhicule de société peut devenir intéressant. C’est une question à étudier avec votre expert-comptable.
Les erreurs fréquentes
- Utiliser un barème d’une année précédente.
- Se tromper de puissance fiscale.
- Appliquer la tranche des premiers kilomètres toute l’année, alors que le total annuel détermine la formule.
- Rembourser les trajets domicile-travail sans vérifier qu’ils sont éligibles.
Exemple
Exemple : un technicien itinérant
Un technicien de maintenance utilise sa voiture personnelle de 5 chevaux fiscaux pour se rendre chez les clients. Chaque soir, depuis son téléphone, il enregistre ses trajets de la journée : client visité, motif, kilomètres parcourus. Les indemnités s’ajoutent automatiquement à sa note de frais du mois, avec les péages photographiés.
En fin de mois, son responsable valide la note en un clic, la comptabilité la rembourse et l’écriture est passée. Si son kilométrage annuel franchit un seuil du barème, le calcul en tient compte. Personne n’a eu à ouvrir un tableur ni à chercher le barème de l’année.
Pour l’entreprise, le bénéfice est double : un remboursement juste et des justificatifs complets en cas de contrôle Urssaf.
Aller plus loin
À lire aussi
Questions fréquentes
FAQ
Frais kilométriques
Les réponses aux questions que nous posent le plus souvent les dirigeants de PME.
Quel barème est appliqué ?
Le barème kilométrique publié par l’administration fiscale, selon la puissance fiscale du véhicule et la tranche de kilométrage annuel.
Les péages sont-ils inclus ?
Non, ils s’ajoutent aux indemnités kilométriques, sur justificatif, comme une dépense distincte.
Le calcul tient-il compte des véhicules électriques ?
Le barème prévoit une majoration pour les véhicules électriques ; elle est à appliquer selon les règles en vigueur.
Peut-on rembourser les deux-roues ?
Oui, un barème spécifique existe pour les motos et les cyclomoteurs.
Et si votre gestion
se faisait (presque)
toute seule ?
Diagnostic offert : en une heure, nous repérons avec vous les tâches de gestion à automatiser en priorité et le temps que vous allez récupérer. Sans engagement.