Des notes de frais
en une photo,
depuis le téléphone
Avec la note de frais en photo, le collaborateur photographie son ticket au restaurant, à la station-service ou au péage. L’image est recadrée, lue automatiquement, et la dépense se remplit : date, montant, TVA, catégorie. Le manager valide en ligne, la comptabilité rembourse et comptabilise. Plus de tickets froissés au fond d’une poche.
… en voir plus
La version mobile est pensée pour être utilisée en déplacement, en quelques secondes par dépense.
Le circuit
Photo du ticket sur mobile
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Recadrage et lecture automatique
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Dépense pré-remplie
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Validation par le manager
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Remboursement et comptabilisation
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Pourquoi
La note de frais, corvée de fin de mois
Rassembler les tickets, les recopier dans un tableur, les scanner, les faire valider, les rembourser : la note de frais mobilise trois personnes pour des sommes souvent modestes.
Saisie en quelques secondes
La dépense est enregistrée au moment où elle a lieu, depuis le téléphone.
Plus de ticket perdu
Le justificatif est photographié immédiatement et conservé avec la dépense.
La TVA récupérée
La TVA des dépenses éligibles est lue et peut être déduite, au lieu d’être oubliée.
Une validation simple
Le manager voit les dépenses avec leur justificatif et valide en un clic.
Comptabilisées automatiquement
Les notes validées produisent leurs écritures, et les remboursements sont suivis.
Des collaborateurs remboursés plus vite
Moins de délai entre la dépense et le remboursement : un vrai sujet de satisfaction.
Comment ça marche
De la photo au remboursement
1. Photographiez
Depuis la version mobile, une photo du ticket ; l’image est recadrée automatiquement dans le navigateur.
2. Vérifiez
Date, montant, TVA et commerçant sont pré-remplis ; vous choisissez la catégorie et ajoutez un commentaire.
3. Soumettez
La note part en validation, puis en remboursement ; les écritures comptables sont générées.
Les règles
Ce qu’il faut savoir sur les notes de frais
Une note de frais rembourse au salarié des dépenses engagées pour l’entreprise. Pour être exonérées de charges sociales, elles doivent être justifiées et correspondre à des dépenses réellement professionnelles. Les règles de l’Urssaf distinguent notamment les frais de repas, de déplacement, d’hébergement et les frais kilométriques.
Pour la TVA, seules certaines dépenses permettent une déduction, et à condition de disposer d’une facture ou d’un ticket mentionnant la TVA : la photo du justificatif est donc précieuse.
Pour le détail des règles, lisez notre guide notes de frais : les règles de l’Urssaf. Pour les trajets en véhicule personnel, voir les frais kilométriques calculés automatiquement.
Mise en place
Déployer les notes de frais en photo
- Définir les catégories de dépenses et leurs comptes comptables.
- Fixer le circuit de validation : qui valide les notes de qui.
- Rappeler la politique de frais (plafonds, justificatifs) aux collaborateurs.
- Enregistrer les véhicules utilisés pour les frais kilométriques.
- Former les équipes en dix minutes : une photo, une vérification, un envoi.
Pour qui ?
Toutes les entreprises dont les collaborateurs se déplacent : commerciaux, techniciens, consultants, formateurs, équipes de chantier. Plus il y a de petits tickets, plus le gain est sensible.
La conservation des justificatifs
Le justificatif photographié est conservé avec la dépense, ce qui simplifie les contrôles. Vérifiez avec votre expert-comptable les conditions de conservation et de numérisation des pièces applicables à votre entreprise.
Les erreurs les plus courantes
- Des tickets de carte bancaire sans détail ni TVA, insuffisants comme justificatifs.
- Des repas d’affaires sans le nom des invités ni l’objet du rendez-vous.
- Des notes envoyées en bloc plusieurs mois après la dépense.
- Une même dépense déclarée deux fois, sur deux notes différentes.
Aller plus loin
À lire aussi
Questions fréquentes
FAQ
Notes de frais en photo
Les réponses aux questions que nous posent le plus souvent les dirigeants de PME.
Faut-il installer une application ?
Non, la version mobile fonctionne dans le navigateur du téléphone. La photo est prise et recadrée directement depuis la page.
La photo du ticket suffit-elle comme justificatif ?
Elle sert de justificatif dans votre gestion. Les règles de conservation des pièces originales dépendent de votre organisation : vérifiez-les avec votre expert-comptable.
Peut-on récupérer la TVA des notes de frais ?
Oui pour les dépenses éligibles, à condition que le justificatif mentionne la TVA. La lecture automatique la repère.
Qui valide les notes de frais ?
Le circuit est paramétrable : en général le responsable du collaborateur, puis la comptabilité pour le remboursement.
Et si votre gestion
se faisait (presque)
toute seule ?
Diagnostic offert : en une heure, nous repérons avec vous les tâches de gestion à automatiser en priorité et le temps que vous allez récupérer. Sans engagement.