OCR
ou saisie manuelle
des factures ?
Saisir une facture fournisseur à la main prend quelques minutes ; la faire lire par un OCR quelques secondes, plus une vérification. À volume faible, l’écart est modeste ; dès quelques dizaines de factures par mois, il devient sensible. Voici la comparaison, et comment la facture électronique change la donne.
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L’OCR ne supprime pas le contrôle : il remplace la frappe par une relecture.
En résumé
OCR : secondes au lieu de minutes
✓
OCR : moins de fautes de frappe
✓
OCR : vérification nécessaire
✓
Manuel : suffisant à petit volume
✓
Facture électronique : ni l’un ni l’autre
✓
Comparaison
Comparaison point par point
Le temps
Saisie manuelle : fournisseur, numéro, date, lignes, taux de TVA, échéance, quelques minutes par facture. OCR : dépôt du PDF, lecture, vérification rapide.
Les erreurs
La saisie manuelle expose aux fautes de frappe (montant, TVA, numéro). L’OCR peut, lui, mal lire un document de mauvaise qualité. Dans les deux cas, un contrôle est indispensable ; avec l’OCR, il porte sur une relecture plutôt que sur une frappe.
Les doublons
À la main, une facture reçue deux fois (par e-mail et par courrier) est facilement saisie deux fois. Un bon outil de lecture détecte le doublon sur le numéro de facture du fournisseur.
Le coût
La saisie manuelle coûte du temps salarié ou des honoraires d’expert-comptable. L’OCR coûte un service, souvent facturé au volume. Au-delà de quelques dizaines de factures par mois, l’OCR est presque toujours gagnant.
Réforme
Et avec la facture électronique ?
Avec la réforme, les factures entre entreprises françaises arrivent progressivement au format structuré via les plateformes agréées : elles n’ont plus besoin d’être lues, leurs données sont directement exploitables. L’OCR reste utile pour :
- les fournisseurs PME qui n’émettent pas encore au format électronique (jusqu’en septembre 2027) ;
- les fournisseurs étrangers ;
- les tickets et notes de frais.
La bonne organisation combine les deux : réception des factures électroniques pour la majorité, OCR pour le reste, et photos de tickets pour les frais.
Notre recommandation
Moins de 10 factures d’achat par mois : la saisie manuelle peut suffire. Au-delà, mettez en place la lecture automatique, puis la réception électronique dès que vos fournisseurs y passent.
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Questions fréquentes
FAQ
OCR ou saisie
Les réponses aux questions que nous posent le plus souvent les dirigeants de PME.
L’OCR remplace-t-il complètement la saisie ?
Il remplace la frappe, pas le contrôle : chaque facture lue doit être vérifiée avant validation.
L’OCR sera-t-il encore utile après la réforme ?
Oui, pour les fournisseurs étrangers, les fournisseurs non encore passés à la facture électronique et les tickets de frais.
À partir de combien de factures l’OCR est-il rentable ?
En général dès quelques dizaines de factures d’achat par mois.
Et si votre gestion
se faisait (presque)
toute seule ?
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