Relancer
une facture impayée :
3 modèles prêts à l’emploi
Pour relancer une facture impayée sans abîmer la relation client, la clé est la progression : un rappel aimable, puis une relance factuelle, puis une relance ferme qui annonce les suites. Voici trois modèles d’e-mail à copier, et le bon rythme pour les envoyer.
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Adaptez le ton à votre clientèle : un client fidèle en retard pour la première fois ne se relance pas comme un client qui accumule les impayés.
Le bon rythme
J-7 : rappel avant échéance
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J+1 : relance courtoise
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J+7 : relance factuelle
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J+30 : relance ferme
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Ensuite : mise en demeure
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Modèle 1
Modèle 1 : la relance courtoise (J+1)
Objet : Facture n° [numéro] du [date] – rappel
Bonjour [prénom],
Sauf erreur de notre part, la facture n° [numéro] d’un montant de [montant] € TTC, arrivée à échéance le [date], n’a pas encore été réglée. Vous la trouverez à nouveau en pièce jointe.
Si le règlement est déjà parti, merci de ne pas tenir compte de ce message. Dans le cas contraire, vous pouvez régler par virement sur le compte indiqué sur la facture.
Je reste à votre disposition pour toute question.
Bien cordialement,
[Signature]
Pourquoi ça marche : aucun reproche, la facture est jointe, le moyen de paiement rappelé. Beaucoup de retards sont de simples oublis : ce premier message suffit souvent.
Modèle 2
Modèle 2 : la relance factuelle (J+7)
Objet : Relance – facture n° [numéro] échue depuis le [date]
Bonjour [prénom],
Nous revenons vers vous au sujet de la facture n° [numéro] de [montant] € TTC, échue depuis le [date] et toujours en attente de règlement malgré notre précédent message.
Pourriez-vous nous indiquer la date à laquelle le paiement sera effectué ? Si un point de la facture pose question, n’hésitez pas à nous en faire part afin que nous le traitions rapidement.
Nous vous rappelons que nos conditions générales prévoient des pénalités de retard ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
Cordialement,
[Signature]
Pourquoi ça marche : on demande une date précise, on ouvre la porte à un éventuel litige (souvent la vraie cause du retard) et on rappelle le cadre, sans menacer.
Modèle 3
Modèle 3 : la relance ferme (J+30)
Objet : Dernière relance avant mise en demeure – facture n° [numéro]
Madame, Monsieur,
Malgré nos relances du [date] et du [date], la facture n° [numéro] d’un montant de [montant] € TTC, échue le [date], demeure impayée.
Sans règlement de votre part sous huit jours, nous serons contraints de vous adresser une mise en demeure et d’appliquer les pénalités de retard prévues à nos conditions générales, ainsi que l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, avant d’engager une procédure de recouvrement.
Nous préférerions naturellement régler cette situation à l’amiable : si vous rencontrez une difficulté, contactez-nous pour convenir d’un échéancier.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
[Signature]
Pourquoi ça marche : le ton change, un délai est fixé et les suites sont annoncées, tout en laissant une porte de sortie (l’échéancier). Pour l’étape suivante, voir notre modèle de mise en demeure.
Conseils
Les règles d’or de la relance
- Relancez tôt : le lendemain de l’échéance, pas trois semaines après.
- Joignez toujours la facture : on supprime l’excuse « je ne l’ai pas reçue ».
- Adressez-vous à la bonne personne : souvent le service comptable plutôt que votre interlocuteur commercial.
- Un appel après la deuxième relance débloque bien des situations.
- Gardez une trace de chaque relance : elle servira en cas de procédure.
- Vérifiez avant d’envoyer que le client n’a pas déjà payé : rien de pire que de relancer un bon payeur.
Ces règles sont faciles à énoncer, difficiles à tenir quand le quotidien déborde. C’est pourquoi nous mettons en place des relances automatiques : chaque modèle part au bon moment, chaque matin, uniquement pour les factures réellement impayées.
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Questions fréquentes
FAQ
Relance de facture
Les réponses aux questions que nous posent le plus souvent les dirigeants de PME.
Quand relancer une facture impayée ?
Dès le lendemain de l’échéance pour une première relance courtoise, puis une semaine plus tard, puis à un mois. Un rappel quelques jours avant l’échéance évite souvent le retard.
Combien de relances avant une mise en demeure ?
Deux à trois relances écrites, idéalement complétées d’un appel. Au-delà, la mise en demeure par lettre recommandée s’impose.
Faut-il mentionner les pénalités de retard dans la relance ?
Il est utile de les rappeler à partir de la deuxième relance. Elles doivent de toute façon figurer sur vos factures et conditions générales.
Peut-on relancer par e-mail ?
Oui, pour les relances amiables. La mise en demeure, elle, se fait de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception.
Et si votre gestion
se faisait (presque)
toute seule ?
Diagnostic offert : en une heure, nous repérons avec vous les tâches de gestion à automatiser en priorité et le temps que vous allez récupérer. Sans engagement.