La pré-relance,
pour réduire
les retards de paiement
Le meilleur moyen de réduire les retards de paiement n’est pas de relancer plus fort, mais plus tôt. La pré-relance envoie automatiquement un rappel courtois quelques jours avant l’échéance, avec la facture en pièce jointe. Pour le client, c’est un service ; pour vous, des factures payées à l’heure.
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Par défaut, le rappel part 7 jours avant l’échéance ; ce délai et le texte de l’e-mail se règlent selon votre clientèle.
Le principe
Rappel 7 jours avant l’échéance
✓
Facture jointe automatiquement
✓
Envoyé chaque matin, sans action
✓
Ton courtois, sans reproche
✓
Puis relances si nécessaire
✓
Pourquoi ça marche
La plupart des retards sont des oublis
Une facture reçue il y a un mois s’est perdue dans une boîte mail, attend une validation interne ou n’a jamais été transmise au service comptable. Un rappel avant l’échéance règle la plupart de ces cas.
Le bon moment
Avant l’échéance, le client peut encore programmer le paiement dans son cycle habituel. Après, la facture passe dans la pile des retards.
Une relation préservée
Un rappel préventif n’a rien d’accusateur : il facilite la vie du client, qui n’a pas à rechercher la facture.
Les litiges remontent tôt
Si la facture pose problème (montant, référence de commande, destinataire), le client le signale avant l’échéance, pas trois semaines après.
Une trésorerie plus prévisible
Des clients qui paient à la date prévue, c’est une prévision de trésorerie qui se réalise.
Zéro effort
Le rappel part tout seul chaque matin pour les factures concernées. Vous n’avez rien à surveiller.
Une trace utile
Le rappel est enregistré dans l’historique de la facture, comme les relances qui suivront si besoin.
Modèle
Un modèle de pré-relance
Objet : Facture n° [numéro] – échéance le [date]
Bonjour [prénom],
Pour faciliter votre suivi, vous trouverez ci-joint la facture n° [numéro] d’un montant de [montant] € TTC, qui arrive à échéance le [date].
Si le règlement est déjà programmé, merci de ne pas tenir compte de ce message. Pour toute question sur cette facture, je reste à votre disposition.
Bonne journée,
[Signature]
Les règles d’un bon rappel préventif
- Pas de mot comme « retard » ou « impayé » : la facture n’est pas encore due.
- La facture en pièce jointe, toujours.
- La date d’échéance et le montant dans l’objet, pour être retrouvé facilement.
- Un envoi au service comptable du client si vous le connaissez, en copie de votre interlocuteur.
Le cycle complet
De la pré-relance à la mise en demeure
La pré-relance est la première étape d’un cycle d’encaissement complet. Si la facture n’est toujours pas réglée à l’échéance, les relances automatiques prennent le relais à J+1, J+7 et J+30, avec un ton de plus en plus ferme. Au-delà, vous décidez des suites : appel, mise en demeure ou recouvrement.
Pour vos clients réguliers, le prélèvement SEPA supprime même le besoin de rappel : le paiement intervient à la date prévue.
Quels clients pré-relancer ?
Tous, en règle générale. Vous pouvez toutefois réserver la pré-relance aux factures d’un certain montant ou l’adapter aux grands comptes, dont le circuit de validation est long : un rappel à J-15 leur laisse le temps de faire approuver la facture.
Pour mesurer l’effet, suivez votre délai moyen d’encaissement : notre guide réduire son DSO explique comment le calculer.
Aller plus loin
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Questions fréquentes
FAQ
Pré-relance
Les réponses aux questions que nous posent le plus souvent les dirigeants de PME.
Combien de jours avant l’échéance envoyer la pré-relance ?
Sept jours est un bon équilibre : assez tôt pour que le client programme le paiement, assez tard pour qu’il ne l’oublie pas. Pour les grands comptes, quinze jours peuvent être préférables.
La pré-relance n’agace-t-elle pas les clients ?
Rarement, si le ton est courtois et la facture jointe. Elle est généralement perçue comme un service.
Peut-on la désactiver pour certains clients ?
Oui, notamment pour les clients en prélèvement, pour lesquels le paiement est déjà programmé.
Que se passe-t-il si la facture est payée avant le rappel ?
Une facture réglée sort du circuit : ni pré-relance ni relance ne lui sont envoyées.
La pré-relance remplace-t-elle les relances ?
Non, elle les précède. Si la facture n’est toujours pas réglée à l’échéance, les relances automatiques prennent le relais à J+1, J+7 et J+30.
Et si votre gestion
se faisait (presque)
toute seule ?
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